Tuplex d.o.o.

Obvestilo o varstvu osebnih podatkov

To Obvestilo o varstvu osebnih podatkov (v nadaljevanju: “Obvestilo”) opisuje, kako podjetje Tuplex d.o.o. med svojim poslovanjem zbira, uporablja in razkriva osebne podatke.
To Obvestilo ne velja za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih v družbi, ki so bili o obdelavi njihovih osebnih podatkov posebej obveščeni.

1. Kaj so osebni podatki?
Pojem »osebni podatki« se nanaša na vse podatke, ki se nanašajo na posameznika, katerega identiteta je ugotovljena ali se lahko ugotovi (»posameznik«). Gre torej za vsak podatek, s katerim je mogoče neposredno ugotoviti identiteto posameznika ali s pomočjo katerega je mogoče ugotoviti identiteto posameznika, kot so ime, enotna matična številka občana, poštni naslov in elektronski naslov. Identifikacija je lahko neposredno iz samih informacij ali v povezavi s katerimi koli drugimi informacijami, ki jih imamo ali bodo verjetno prišle v našo last.

2. Kdo je družba Tuplex d.o.o.?
Tuplex d.o.o.o (v nadaljevanju »Družba«) je upravljavec osebnih podatkov. To pomeni, da Družba določa način obdelave vaših osebnih podatkov, to je način obdelave in namen obdelave vaših osebnih podatkov.

3. Katere osebne podatke zbiramo in kako te osebne podatke uporabljamo?
Osebni podatki, ki jih Družba zbira, so naslednji:
– Osebni podatki, zbrani pri prodaji naših izdelkov in opravljanju naših storite
– Osebni podatki, zbrani med našim poslovanjem
– Osebni podatki, zbrani preko poslovnih stikov
– Osebni podatki, zbrani v postopku zaposlovanja
– Osebni podatki, zbrani preko naše spletne strani / uporaba IP naslovov
– Osebni podatki, zbrani s pomočjo piškotkov

Vaše osebne podatke obdelujemo samo v obsegu, ki ga določajo potrebe storitev, ki jih nudimo, ali drugi nameni obdelave, oziroma:Za namene izvajanja pogodb z našimi kupci obdelujemo osebne podatke naših dosedanjih kupcev (v primeru uporabnikov fizičnih oseb), oseb, pooblaščenih za zastopanje naših uporabnikov pravnih oseb, njihovih zaposlenih in z njimi povezanih oseb. Takšni osebni podatki lahko vključujejo ime, priimek, enotno matično številko občana, kraj bivanja, e-poštni naslov in telefonsko številko. Pravna podlaga za takšno obdelavo je izvrševanje pogodbe oziroma zakoniti interes upravljavca. Osebni podatki se bodo obdelovali v času trajanja pogodbenega razmerja in največ pet let od začetka zastaranja za vsak posamezni primer. V primeru, da nam kot kupec ne posredujete vseh potrebnih podatkov, z vami morda ne bomo mogli skleniti pogodbe ali izpolniti vseh naših obveznosti, ki izhajajo iz te pogodbe.

Za namen izpolnjevanja obveznosti, določenih v veljavnih predpisih, predvsem Zakonu o računovodstvu, Zakonu o elektronskih komunikacijah in Zakonu o davčnem postopku, obdelujemo vaše osebne podatke, ki vključujejo ime, priimek, EMŠO, datum in kraj rojstva, spol, prebivališče, e-poštni naslov, telefonsko številko, IBAN številko računa.
Obdelava temelji na izpolnjevanju zakonskih obveznosti, ki veljajo za nas. Osebne podatke bomo obdelovali za obdobje, ki ga določajo posamezni predpisi.
Za namen zaposlovanja zbiramo osebne podatke potencialnih sodelavcev in drugih kandidatov (npr. študentov na praksi). V tem smislu zbrani osebni podatki vključujejo življenjepise in/ali druge podatke, ki jih običajno najdemo v življenjepisu in/ali se običajno nanašajo na postopek zaposlovanja, kot so ime, priimek, EMŠO, datum in kraj rojstva, spol, prebivališče, e-poštni naslov, telefonska številka, podatki o izobrazbi in dosedanjih delovnih izkušnjah ter fotografije. Navedene informacije lahko vključujejo tudi posebne kategorije osebnih podatkov (npr. zdravstveno stanje). V primeru, da nam teh podatkov ne posredujete za namen zaposlitve, z vami morda ne bomo mogli skleniti delovnega razmerja in izpolniti vseh obveznosti iz razmerja, oziroma pogodbe o zaposlitvi. Če kandidatu ni ponujena zaposlitev ali posamezna vloga ob določeni priložnosti, vendar menimo, da bi bil tak kandidat morda primeren za drugo vlogo v prihodnosti, s soglasjem takšnega kandidata lahko obdržimo njegove osebne podatke za prihodnjo obravnavo.
Podatki, zbrani na podlagi podane privolitve za namen bodoče možnosti zaposlitve, bodo izbrisani po preteku 6 mesecev od podane privolitve oziroma po preklicu privolitve in/ali prekinitvi obdelave zaradi izpolnitve namena, za kateri je bila podana, in/ali je obdelava prekinjena zaradi odločbe državnega organa, pristojnega za nadzor osebnih podatkov.


Za namene oglaševanja naših izdelkov in storitev lahko obdelujemo osebne podatke naših kupcev, potencialnih kupcev in njihovih zaposlenih, ki vključujejo ime in priimek, elektronski naslov, telefonsko številko, naziv delovnega mesta.
Zgornji osebni podatki so bili zbrani ob naših poslovnih stikih na podlagi soglasja ali pa jih obdelujemo na podlagi našega zakonitega interesa, vendar pa lahko kadar koli zavrnete prejemanje tovrstnih obvestil o naših ponudbah in storitvah (oziroma lahko zahtevate izključitev iz baze podatkov). Privolitev, dana za namen oglaševanja naših storitev, velja do preklica in/ali prenehanja obdelave zaradi izpolnitve namena, za katerega je bila podana in/ali prenehanja obdelave zaradi odločbe državnega organa, pristojnega za nadzor osebnih podatkov.


Za namen odgovarjanja na povpraševanja uporabnikov, prejeta po elektronski pošti, lahko obdelujemo vaše osebne podatke, ki vključujejo vaš elektronski naslov in IP naslov ter podatke, ki nam jih posredujete sami. Takšna obdelava temelji na zakonitem interesu ali ukrepanju na zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, pred sklenitvijo pogodbe. Vaše osebne podatke bomo obdelovali toliko časa, kot je potrebno za izpolnitev tega namena, vendar ne dlje kot 6 mesecev. V primeru, da kot uporabnik ne posredujete navedenih osebnih podatkov, kot je elektronski naslov ali telefonska številka, morda ne bomo mogli odgovoriti na vaše povpraševanje.


Da bi omogočili uporabo naše spletne strani www.tuplex.si, lahko obdelujemo vaše osebne podatke, ki vključujejo identifikatorje omrežja, tehnične piškotke in povezane tehnične podatke. Pravna podlaga za takšno obdelavo je naš zakoniti interes. Osebne podatke bomo obdelovali in hranili toliko časa, kolikor je potrebno za zagotavljanje delovanja spletnega mesta, oziroma nekaj dni ali tednov.
Obiskovalci našega spletnega mesta niso dolžni dati osebnih podatkov, da bi lahko uporabljali večino njegovih funkcij. Poleg informacij, zbranih po naši spletni strani, kot je opisano zgoraj, uporabljamo tehnologijo za samodejno zbiranje podatkov o uporabi naše spletne strani s pomočjo storitve Google Analytics izključno za izdelavo statističnih poročil. Družba ne more enolično identificirati obiskovalcev s pomočjo IP naslova obiskovalca. Za zbiranje podatkov, opisanih v prejšnjem odstavku, uporabljamo “piškotke”. Piškotek je majhen delček informacije, ki se pošlje vašemu brskalniku in shrani na trdi disk vašega računalnika. Nastavitve lahko spremenite tako, da izbrišete ali blokirate piškotke.


4. S kom delimo vaše osebne podatke?
V določenih primerih lahko vaše osebne podatke posredujemo zanesljivim tretjim osebam, ki nam nudijo administrativno in tehnično podporo, oziroma obdelovalcem podatkov, ki uporabljajo ustrezne tehnične, varnostne in organizacijske ukrepe in mehanizme za zagotavljanje varstva osebnih podatkov na način, da bo obdelava v skladu z zahtevami GDPR in da bo obdelava zagotavljala varstvo pravic posameznikov, v tem primeru pa bomo zagotovili uporabo takšnega varstva pred tretjimi v skladu s svojimi zakonskimi obveznostmi na način, da bomo z obdelovalci sklenili pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, v kateri med drugim pogodbeno zavežemo naše obdelovalce, da osebne podatke obdelujejo le po naših zapisanih navodilih; nato, da obdelovalec ne sme angažirati drugega obdelovalca brez predhodne pisne odobritve z naše strani, kot vodje obdelave, in če obdelovalec za izvajanje posebnih dejavnosti obdelave najame drugega obdelovalca, da zagotovi minimalno raven varstva osebnih podatkov, kot je določena s pogodbo med nami in našim obdelovalcem.


Vaše osebne podatke lahko delimo tudi s pristojnimi državnimi organi, ki jih bodo obdelovali v okviru svojega dela iz zakonsko določenega obsega, kadar je taka naša obveznost predpisana z veljavno zakonodajo in v skladu z njihovimi zakonskimi pooblastili, kot tudi z zunanji svetovalci in z drugimi začasno zaposlenimi, ki so zavezani k zaupnosti.


Samo omejeno število naših zaposlenih bo imelo dostop do vaših osebnih podatkov. Zaposleni so dolžni hraniti vaše osebne podatke ter izvajati tehnične in organizacijske ukrepe varovanja.


5. Kakšne so vaše pravice v zvezi z osebnimi podatki?
V skladu z veljavnimi predpisi o varstvu osebnih podatkov smo vas dolžni seznaniti z vašimi pravicami. Uveljavljanje pravic je med drugim odvisno od pravne podlage, na kateri temelji obdelava podatkov.
– Pravica do dostopa – pravica pridobiti od nas potrditev o tem, ali se osebni podatki v zvezi z zadevnim posameznikom obdelujejo ali ne, in če je temu tako, dostop do takih osebnih podatkov;
– Pravica do popravka – pravica zahtevati, da popravimo ali dopolnimo katere koli osebne podatke, če se ugotovi, da so nepravilni ali nepopolni;
– Pravica do izbrisa – pravica zahtevati izbris osebnih podatkov, če ti niso več potrebni za namene, za katere Družba iste podatke obdeluje;
– Pravica do preklica privolitve kadarkoli, če obdelava poteka na podlagi privolitve;
– Pravica do prenosa podatkov – pravica zahtevati, da vam Družba posreduje vaše osebne podatke in, če je mogoče, neposredno prenesti te podatke drugemu upravljavcu, če se lahko uporabi;
– Pravica do ugovora – pravica do ugovora zoper obdelavo osebnih podatkov, če se lahko uporabi;
– Pravica do pritožbe pri nadzornem organu Informacijski pooblaščenec (www.ip-rs.si) v zvezi z obdelavo in varstvom vaših osebnih podatkov na telefonsko številko 00385 (0)1 4609-000 ali po e-pošti gp.ip@ip-rs.si ali na naslov Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana. V primeru, da se posamezniki odločijo za uveljavljanje ene izmed zgoraj navedenih pravic, bo Družba ukrepala po zahtevi brez nepotrebnega odlašanja. Posameznikom bomo prav tako posredovali informacije o sprejetih ukrepih brez nepotrebnega odlašanja, v vsakem primeru pa v enem mesecu od prejema zahteve.


Ta rok se lahko glede na zahtevnost in število zahtev po potrebi podaljša za dodatna dva meseca. Posameznika bomo obvestili o vsakem takem podaljšanju v enem mesecu po prejemu zahteve, skupaj z razlogi za odlašanje.
Te informacije so na voljo brezplačno.


6. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?
Vaše osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnjevanje namena zadevne obdelave, oziroma običajno za čas izpolnjevanja pogodbenega razmerja ali za čas, ki ga izrecno zahteva veljavna zakonodaja. Če vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi vaše privolitve, te osebne podatke bomo obdelovali samo v času trajanja privolitve, ki jo lahko kadarkoli prekličete ali omejite.
Če to storite, bomo prenehali obdelovati zadevne osebne podatke za namene, za katere ste dali soglasje.
Po tem se ti podatki takoj izbrišejo ali anonimizirajo, razen če je treba iste podatke hraniti določeno obdobje, v skladu s predpisi o gospodarskih družbah, davčnimi ali drugimi predpisi, v tem primeru se isti podatki ne bodo več obdelovali za druge namene.


7. Nadaljnja obdelava za nove namene?
Če nameravamo vaše osebne podatke uporabiti za nov namen, ki ni zajet v tem Obvestilu, vam bomo pred začetkom obdelave in določitvijo ustreznih namenov in pogojev obdelave posredovali novo obvestilo z obrazložitvijo te nove uporabe. Če in kadar koli bo potrebno, bomo prosili za predhodno soglasje za tako novo obdelavo.


8. Katere vrste varnostnih ukrepov uporabljamo za zaščito vaših osebnih podatkov?
Obveznosti na podlagi veljavnih zakonov in predpisov o varstvu podatkov izpolnjujemo tako, da varno hranimo in uničujemo osebne podatke, varujemo osebne podatke pred izgubo, zlorabo, nepooblaščenim dostopom in razkritjem ter zagotavljamo izvajanje ustreznih tehničnih ukrepov za zaščito osebnih podatkov. Več informacij je na voljo v naši Politiki zasebnosti in varstva osebnih podatkov, ki jo najdete v prejšnjem poglavju.


9. Ali se bo to obvestilo o varstvu podatkov spremenilo?
Prakse varstva podatkov se spreminjajo in zaradi teh stalnih sprememb, sprememb zakonodaje in spreminjajoče se narave tehnologije se bodo naše prakse varstva podatkov občasno spremenile. Zato vas spodbujamo, da redno preverjate to stran za morebitne posodobitve.


10. Kako stopiti v stik z nami?
Za uveljavljanje vseh relevantnih pravic, poslali povpraševanja ali pritožbe, nas najprej kontaktirajte na e-naslov info@tuplex.si

 

Obvestilo o varstvu osebnih podatkov je bilo nazadnje posodobljeno 01.10.2023.